Chủ nhà có thể xác nhận người thợ đã đến. Ban quản lý có thể ghi nhận thời gian ra vào công trình. Nhưng nếu không có chuyên môn, họ khó biết một hạng mục đã được kiểm tra đúng cách hay chỉ được đánh dấu hoàn thành.
Khi ấy, chữ ký nghiệm thu chứa đựng cả phần tin tưởng mà người ký chưa có điều kiện kiểm chứng.
Một vụ việc tại Cam Túc, Trung Quốc, cho thấy sự tin tưởng ấy có thể bị lợi dụng ngay cả khi hồ sơ đã được số hóa. Trong đợt bảo trì 68 thang máy vào tháng 12/2025, nhân viên chi nhánh Cam Túc của Công ty Thang máy Yungtay quét mã trên những bảng gỗ đã được ban quản lý tháo xuống để lập báo cáo, thay vì đến từng thang thực hiện công việc. Họ còn ký thay người quản lý an toàn.
Tháng 4/2026, chi nhánh này bị phạt 60.000 nhân dân tệ và tịch thu 7.500 nhân dân tệ thu lợi bất hợp pháp. Cũng tại Cam Túc, Công ty Cơ điện Xinyaotuoda bị phạt 75.000 nhân dân tệ vì không thực hiện bảo trì theo quy định. Các vụ việc được cơ quan quản lý địa phương công bố tháng 8/2026.
Điều đáng suy ngẫm là một công việc chưa được thực hiện vẫn có thể đi hết quy trình lập hồ sơ. Nếu nghiệm thu chỉ dựa vào biên bản và chữ ký, người làm đủ quy trình và người làm đối phó có thể được thanh toán như nhau.
Bên mua dịch vụ khó phân biệt chất lượng, còn doanh nghiệp làm nghề nghiêm túc khó chứng minh giá trị của mình, cho đến khi … tai nạn xảy ra!
Trung Quốc áp dụng chế tài trực tiếp đối với hành vi này. Điều 88 Luật An toàn thiết bị đặc chủng quy định mức phạt 10.000 - 100.000 nhân dân tệ đối với đơn vị bảo trì vi phạm yêu cầu của pháp luật và quy phạm kỹ thuật an toàn; khoản thu lợi bất hợp pháp, nếu có, bị tịch thu.
Trách nhiệm phát sinh từ việc làm sai, không phải đợi đến khi xảy ra tai nạn hoặc sự cố.
Ở Việt Nam, Tạp chí Thang máy từng phản ánh sức ép giá dịch vụ có thể khiến bảo trì bị thu hẹp thành việc đến công trình, xem qua rồi ký sổ.
Giá thấp không đồng nghĩa với dịch vụ kém; giá cao cũng chưa bảo đảm người thợ làm đúng. Tuy nhiên, hợp đồng bảo trì phải đủ chi trả cho nhân lực, thời gian, dụng cụ và các hạng mục cần thực hiện.
Phản ánh này chưa đủ để kết luận mức độ phổ biến của vi phạm, nhưng đã đặt ra một câu hỏi: Khi khách hàng dễ so sánh giá hơn chất lượng, doanh nghiệp thực hiện đủ quy trình sẽ cạnh tranh bằng cách nào?
Một bộ hồ sơ được điền đầy đủ có thể khiến chủ sở hữu tin rằng thiết bị đã được kiểm tra. Các lỗi tiềm ẩn tiếp tục tồn đọng trong khi hồ sơ bảo trì đã được đóng hoàn thành; người thợ ở lượt sau lại dựa vào một lịch sử không phản ánh đúng tình trạng thiết bị.
Thang vẫn chạy không có nghĩa các hạng mục bảo trì đã được thực hiện.
Quy định trong nước đã yêu cầu lưu dấu công việc. Mục 3.5 QCVN 02:2019/BLĐTBXH quy định đơn vị bảo trì phải có sổ phân công, theo dõi, thể hiện tên người chịu trách nhiệm, nội dung công việc và thời gian thực hiện. Bên quản lý, sử dụng phải lưu hồ sơ bảo trì, sửa chữa và thay thế linh kiện.
Điều còn thiếu trong thực tế là khả năng đối chiếu những thông tin ấy với công việc tại hiện trường.
Yêu cầu chủ nhà đi theo để giám sát từng thao tác không phải giải pháp khả thi. Họ thuê dịch vụ vì cần năng lực chuyên môn mà mình không có.
Đơn vị cung cấp dịch vụ phải chứng minh phần việc đã làm. Bên quản lý có trách nhiệm xem xét, yêu cầu làm rõ và tổ chức kiểm tra khi cần thiết. Chữ ký của một người không am hiểu kỹ thuật không nên trở thành căn cứ để đơn vị dịch vụ coi mọi nghĩa vụ đã hoàn thành.
Đây là khoảng trống mà một hệ thống quản lý như LiftCare hướng tới xử lý.
Được Hiệp hội Thang máy Việt Nam phối hợp phát triển và ra mắt tháng 8/2026, LiftCare kết nối hoạt động quản lý từ văn phòng đến hiện trường. Người quản lý có thể lập kế hoạch theo từng thang máy, theo dõi tần suất bảo trì, tạo phiếu công việc và giao cho kỹ thuật viên.
Các phiếu bảo trì trễ hạn, đến hạn trong ngày hoặc sắp đến hạn được hiển thị để đơn vị dịch vụ nhận biết những kỳ bảo trì có nguy cơ bị bỏ sót.
Tại hiện trường, kỹ thuật viên nhận việc, tra cứu hồ sơ và cập nhật kết quả trên ứng dụng. Đối với phiếu sửa chữa, LiftCare cho phép lưu hình ảnh trước và sau công việc, kèm thông tin về thời gian và vị trí nhập liệu.
Những dữ liệu này tạo thêm căn cứ để đối chiếu báo cáo với hiện trường: công việc được ghi nhận ở đâu, vào thời điểm nào và tình trạng thiết bị thay đổi ra sao.
Nhờ hệ thống Mã định danh thang máy do Hiệp hội phát triển, khi đơn vị dịch vụ thay đổi, hồ sơ vẫn gắn liền với thiết bị, đi cùng thiết bị xuyên suốt vòng đời.
Từng thông tin về lịch sử bảo trì, sửa chữa, vật tư đã thay và người thực hiện được lưu giữ theo từng thang máy. Chủ đầu tư có thể truy cập cổng riêng để xem toàn bộ lịch sử thiết bị và lịch công việc thuộc công trình mình quản lý.
Với người kỹ thuật viên, đơn vị dịch vụ làm đúng, đây cũng là cách chứng minh công sức, chất lượng. Một lượt bảo trì được ghi nhận đầy đủ sẽ cho thấy ai thực hiện, vào thời điểm nào, kết quả ra sao và phần việc nào cần tiếp tục xử lý.
Nhiều quốc gia đã tiến xa trong bài toán này.
Hồng Kông đã triển khai Digital Log-books - Nhật ký điện tử cho thang máy và thang cuốn từ tháng 11/2022. Nhân viên cập nhật công việc trên ứng dụng; nhà thầu, người chịu trách nhiệm quản lý thiết bị và cơ quan quản lý có thể cùng tra cứu. Công nghệ blockchain được sử dụng để tăng khả năng chống sửa đổi hồ sơ.
Giá trị chung của những hệ thống quản lý hồ sơ thang máy, thang cuốn điện tử như Digital Log-books của Hồng Kông hay LiftCare của Hiệp hội Thang máy Việt Nam nằm ở toàn bộ quy trình: giao việc rõ ràng, ghi nhận tại hiện trường, duyệt kết quả, lưu lịch sử và kiểm tra khi xuất hiện dấu hiệu bất thường.
Những lượt bảo trì có thời gian thực hiện không hợp lý, hình ảnh trùng lặp hoặc nội dung báo cáo giống nhau kéo dài sẽ được phát hiện và yêu cầu giải trình.
Dù bằng sổ giấy hay ứng dụng, mục tiêu cuối cùng vẫn không thay đổi: Biến công việc vốn diễn ra ngoài tầm nhìn của khách hàng thành một quá trình có thể truy xuất và kiểm chứng.
Khi đó, chữ ký nghiệm thu không còn phải gánh toàn bộ niềm tin giữa người thuê và người làm dịch vụ. Nó chỉ là điểm cuối của một chuỗi bằng chứng về công việc đã thực hiện.
Một chữ ký chỉ mất vài giây.
Giá trị nằm ở những gì đã thực sự diễn ra trước đó.
