TCTM – Ở hầu hết các lĩnh vực từ xây dựng, hàng hải,… tới thang máy đều áp dụng hình thức sổ tay nhật ký bằng giấy. Đến nay, việc ghi chép bằng giấy đã bộc lộ nhiều điểm hạn chế, bất cập khiến quá trình lưu trữ, quản lý trở nên khó khăn hơn.
Wadi al-Jarf, một địa danh ven Biển Đỏ của Ai Cập, mang vẻ đẹp hoang sơ với những cồn cát vàng óng và mặt nước xanh thẳm trải dài. Dưới vẻ ngoài tĩnh lặng ấy là những bí mật về một trung tâm cảng biển sôi động từng hiện hữu hơn 4.000 năm trước.
Vào năm 2013, tầm quan trọng lịch sử của Wadi al-Jarf được minh chứng rõ ràng hơn khi các nhà khảo cổ phát hiện ra 30 cuộn giấy cói, loại giấy cói cổ nhất thế giới, được cất giữ bí mật trong các hang đá nhân tạo bằng đá vôi tại đây. Cũng chính bởi xuất xứ từ vùng Biển Đỏ, những cuộn giấy cói này đã được đặt tên là “Cuộn sách Biển Đỏ” – Red Sea Scrolls.
Cuộn sách Biển Đỏ không chỉ tiết lộ quá khứ xa xôi của Wadi al-Jarf, mà còn chứa đựng những lời kể của một người đàn ông có tên là Merer – được cho là một trong những người từng tham gia xây dựng Đại Kim tự tháp Giza vĩ đại của vị pharaoh Khufu.
Các mảnh giấy cói tiết lộ cách người Ai Cập xây Đại Kim tự tháp Giza được trưng bày tại Bảo tàng Ai Cập thuộc thủ đô Cairo
Các mảnh giấy được viết bằng mực đen và mực đỏ, trong đó Merer đã ghi chép lại những công việc hàng ngày mà nhóm của ông đã thực hiện trong khoảng thời gian ba tháng xây dựng Đại Kim tự tháp Giza.
Theo đó, nhóm của Merer bao gồm khoảng 200 người thợ lành nghề tới từ khắp nơi trên Ai Cập, và chịu trách nhiệm thực hiện mọi nhiệm vụ liên quan đến việc xây dựng công trình Đại Kim tự tháp.
Merer ghi lại rất chi tiết cách nhóm của ông lấy những khối đá vôi mà sau này được sử dụng để ốp trần kim tự tháp từ các mỏ đá ở Tura và vận chuyển chúng bằng thuyền dọc theo sông Nile đến Giza.
Khác với nhận định trước đây của giới sử học, khi người ta cho rằng những nô lệ là lực lượng lao động chính đã xây dựng nên các kim tự tháp vĩ đại. Cuộn sách Biển Đỏ tiết lộ họ có thể là những người thợ lành nghề, được tập hợp từ khắp nơi, và được nhận thù lao xứng đáng cho công việc của họ.
Merer đã ghi chép tỉ mỉ lại cách thức trả lương cho đội ngũ của mình. Vì ở thời các pharaoh, Ai Cập chưa có đơn vị tiền tệ, nên việc trả lương cho những công nhân thường được quy đổi bằng ngũ cốc.
Đơn vị cơ bản trong cấp bậc tiền lương là “khẩu phần”, và người công nhân sẽ nhận được ít hay nhiều tùy theo thứ hạng của họ trên thang bậc hành chính. Theo như các thông tin được ghi chép trong cuộn giấy cói, khẩu phần cơ bản của công nhân bao gồm hedj (bánh mì có men), pesem (bánh mì nướng), các loại thịt, chà là, mật ong và các loại đậu, tất cả đều được dùng kèm với bia.
Nhật ký của Merer thậm chí còn cung cấp cái nhìn thoáng qua về một trong những kiến trúc sư đã thiết kế nên kim tự tháp. Đó là Ankhhaf, anh trai cùng cha khác mẹ của Khufu, người giữ chức vụ cấp cao, được mô tả là “quản lý mọi công việc của nhà vua”.
Cuộn Sách Biển Đỏ, được xem như một trong những nhật ký công trình đầu tiên ghi chép lại diễn biến thi công của một công trình trong thời cổ đại. Mặc dù phần lớn đã bị hư hại nặng nề, song điều kiện khô cằn tại Wadi al-Jarf đã giúp bảo tồn một phần những mảnh giấy cói cổ của Merer, giúp thế hệ ngày nay có thể hiểu thêm về một phần lịch sử đã qua của thế giới loài người.
Tình trạng khô cằn ở Wadi al-Jarf giúp bảo quản cuộn giấy cói của Merer.
Tương tự như Cuộn Sách Biển Đỏ, nhật ký được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhật ký thi công xây dựng công trình, nhật ký hàng hải,… đến nhật ký bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thang máy. Dù được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau, điểm chung của các loại nhật ký này là đều được ghi chép và lưu trữ một cách thủ công, chưa có hệ thống quản lý toàn diện.
Đơn cử như trong lĩnh vực thang máy, QCVN 02:2019 về an toàn lao động đối với thang máy đưa ra quy định: “Phần nhật ký dùng cho việc ghi chú về những lần kiểm định, kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì. Người trực tiếp thực hiện kiểm định, kiểm tra, thử nghiệm, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì hoặc thay thế các bộ phận/thiết bị của thang máy phải có trách nhiệm ghi thông tin vào sổ tay. Các thông tin phải bao gồm các nội dung sau:
+ Tên và chữ ký xác nhận của người thực hiện;
+ Ngày thực hiện;
+ Nội dung thực hiện (kiểm định, kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì, thay thế…);
+ Những khuyến cáo cho người sử dụng trong quá trình vận hành thang máy.”
Như vậy, QCVN 02:2019 mới chỉ đưa ra các quy định về nội dung phải có trong nhật ký, còn hình thức ghi chép và cách thức lưu trữ lại chưa được đưa ra rõ ràng. Cũng chính bởi thế, sổ tay nhật ký thang máy chủ yếu được các doanh nghiệp ghi chép bằng tay, lưu trữ dưới dạng bản giấy.
Hình ảnh cuốn nhật ký bảo trì của thang máy lắp đặt từ 1996 đã trở nên cũ kỹ, phai màu mực theo thời gian.
Việc lưu trữ thông tin thang máy một cách thủ công, thiếu tính hệ thống ti ềm ẩn nhiều rủi ro như:
– Thiếu tính chính xác: Ghi chép thủ công có thể dẫn đến việc kỹ thuật viên bỏ sót các chi tiết quan trọng do ghi chép vội vàng, thiếu tập trung,… Đồng thời, khó kiểm soát việc tẩy xóa, sửa đổi thông tin đã ghi chép, dẫn đến nguy cơ gian lận, thiếu minh bạch trong quá trình bảo trì, sửa chữa thang máy.
– Chữ viết tay khó đọc: Chữ viết tay có thể khó đọc, nhất là khi kỹ thuật viên viết vội, thiếu cẩn thận. Bên cạnh đó, cách gọi tên các bộ phận kỹ thuật có thể khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc tra cứu, tìm hiểu thông tin. Việc đọc sai thông tin nhật ký có thể dẫn đến sai sót trong quá trình bảo trì, sửa chữa thang máy, ảnh hưởng đến an toàn người sử dụng.
– Hư hỏng, thất lạc: Sổ tay nhật ký thang máy bằng giấy dễ bị hư hỏng (rách, nhàu, phai màu,…) theo thời gian và tác động từ môi trường hoặc bị mất/thất lạc do sự bất cẩn của người quản lý. Điều này dẫn tới nguy cơ mất mát dữ liệu thông tin bảo trì, sửa chữa thang máy, khó khôi phục toàn bộ.
– Khó truy xuất thông tin: Việc tìm kiếm thông tin trong nhật ký giấy tốn thời gian và công sức, đặc biệt là khi cần truy cập vào các dữ liệu cũ, lâu năm. Trong trường hợp thang máy xảy ra sự cố, công tác điều tra, tìm kiếm nguyên nhân cũng trở nên khó khăn hơn.
– Khó chia sẻ, tiếp cận: Việc ghi chép nhật ký bảo trì, sửa chữa thang máy bằng giấy khiến cho các bên từ chủ sở hữu, doanh nghiệp thang máy đến cơ quan quản lý khi tìm kiếm thông tin phải kiểm tra trực tiếp tại nơi lưu giữ. Điều này dẫn đến vấn đề các bên không theo dõi, cập nhật kịp thời tình trạng thang máy, đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp.
Để giải quyết những hạn chế của sổ tay nhật ký thang máy bằng giấy, việc số hóa nhật ký bảo trì, sửa chữa thang máy là một nhu cầu cấp bách. Với mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin thang máy toàn diện, Hiệp hội Thang máy Việt Nam đã tiến hành xây dựng dự án Hệ thống mã định danh thang máy, hiện đang được đẩy mạnh triển khai thí điểm.
Đây là một hệ thống quản lý, giám sát thang máy/thang cuốn thông qua mã số ID và QRcode (Quick response code – Mã phản hồi nhanh). Mỗi thang máy/thang cuốn sẽ được cấp một mã định danh duy nhất dưới dạng dãy số ID và mã QRcode. Tem mã định danh sẽ được gắn trực tiếp tại các vị trí dễ thấy theo quy định như trước các cửa tầng thang máy, bên trong cabin,…
Hệ thống này giúp quản lý tất cả các giai đoạn trong vòng đời của thang, từ khâu sản xuất, lắp đặt, bảo trì, sửa chữa,… đến tháo dỡ/thay thế.
Các kỹ thuật viên thang máy/doanh nghiệp thang máy có thể sử dụng tài khoản đã đăng ký để cập nhật chi tiết các công việc liên quan tới những nội dung kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì vào Hệ thống mã định danh thang máy một cách dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện.
Việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý thông tin số sẽ mang lại nhiều lợi ích:
– Lưu trữ an toàn: Các dữ liệu liên quan tới những lần kiểm định, kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống số hóa, giúp bảo vệ các thông tin khỏi nguy cơ bị hư hỏng, thất lạc so với việc quản lý bằng giấy tờ thủ công.
– Thông tin chính xác: Hệ thống lưu trữ thông tin thang máy số hóa giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình ghi chép, lưu trữ và xử lý dữ liệu; giúp kỹ thuật viên báo cáo công việc hiệu quả hơn. Đặc biệt, việc số hóa hệ thống quản lý thang máy còn giúp đảm bảo tính xác thực của nội dung nhật ký, chống tẩy xóa/giả mạo.
– Truy xuất dễ dàng: Dữ liệu thang máy có thể được truy cập nhanh chóng và dễ dàng mọi lúc mọi nơi thông qua thiết bị điện tử.
– Quản lý hiệu quả: Hệ thống mã định danh thang máy mang lại hiệu quả quản lý cho cả ba bên chủ sở hữu/quản lý – doanh nghiệp thang máy – cơ quan quản lý nhà nước.
Đối với chủ sở hữu/quản lý thang máy, hệ thống này giúp theo dõi tình trạng thang máy tốt hơn, phòng ngừa rủi ro mất an toàn không đáng có. Trong khi đó, với doanh nghiệp thang máy, hệ thống này sẽ giúp đơn giải hóa quy trình quản lý thang máy, nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như hiệu suất làm việc của kỹ thuật viên.
Hệ thống này cũng hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước trong việc nâng cao quản lý, giám sát nguy cơ mất an toàn thang máy trên toàn quốc, đơn giản hóa các thủ tục hành chính.
Thông qua Hệ thống Mã định danh Thang máy, người sử dụng cũng có thể truy xuất các thông tin về thang máy như: Thông tin chung thang máy, Dữ liệu bảo trì, Dữ liệu kiểm định, Lịch sử sửa chữa, Lịch sử sự cố. Bên cạnh đó, người sử dụng cũng có thể báo cáo/ phản ánh về tình trạng thang máy hết hạn kiểm định, hư hỏng/mất an toàn,…
Với hệ thống truy xuất thông tin và báo cáo/phản ánh sự cố thang máy, người dân sẽ đóng vai trò trung tâm trong việc hỗ trợ cơ quan quản lý tăng cường công tác giám sát an toàn hệ thống thang máy quốc gia.
Nhìn chung, hệ thống sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát chung giữa các bên liên quan từ chủ sở hữu, người sử dụng tới doanh nghiệp thang máy và cơ quan quản lý nhà nước, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thang máy/thang cuốn cũng như độ tin cậy của hệ thống này.
